【ここで差がつく!】監理団体のサポート内容具体例3選

技能実習生を初めて受け入れる企業様から「監理団体のサポートとはどういったものなのか」という質問をいただくことがあります。また、 「初めて外国人を受け入れるが、本当に上手くいくのだろうか」といった不安の声をうかがうこともあります。

受入れ企業様が持つ不安をしっかり解消し、技能実習を成功させるために監理しサポートするのが、わたしたち監理団体の役割です。 ※関連情報:監理団体とは?役割と選ぶポイントを解説

エヌ・ビー・シー協同組合では、受入れ企業様のサポート業務を専任で行う「サポートスタッフ」という役割を設けています。今回はエヌ・ビー・シー協同組合のサポートスタッフの業務について、どのように受入れ企業様と技能実習生をサポートをし、不安を解消しているのか解説していきます。

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【技能実習が成功する
8つのポイントと流れ】

この資料でわかること
技能実習生の国籍の選び方
技能実習生配属までの流れ
配属から2年目、3年目への移行方法
技能実習成功のポイント

01 サポートスタッフの業務

サポートスタッフの業務は、定期巡回などを通じて受入れ企業様と技能実習生をサポートする事です。同時に「企業様と技能実習生の橋渡し」という重要な役割も担っています。

サポートスタッフという役割は、制度上定められたものではなく、エヌ・ビー・シー協同組合が独自に制定しているポジションです。効率よく業務を行うために、受入れ企業様のサポート業務を専任して行っています。
他にも、技能実習制度導入前の案内をするスタッフ、技能実習にまつわる書類申請を行う申請スタッフなど、業務に応じた専任のスタッフがそれぞれの部門を担当しています

監理団体の中には、一人の担当者が複数の業務をこなしているところもあります。しかし受入れ企業様の数が増え監理業務の規模が大きくなると、業務内容が多岐に渡り、一人では十分に対応することが難しくなります。

エヌ・ビー・シー協同組合では、監理団体としての規模が大きくなる中でもサポート業務をおろそかにしないために、業務を分けて対応しています
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02 エヌ・ビー・シー協同組合のサポートスタッフ

エヌ・ビー・シー協同組合のサポートスタッフは、サポート内容をさらに細分化させ、受入れ企業様を定期巡回する「訪問部門」と、事務所に残って遠隔通訳対応などを行う「支援部門」に分かれています。

どちらも、受入れ企業様のサポートを専門として、日々業務に取り組んでいます。
※関連情報:監理団体とは?役割と選ぶポイントを解説

02-01 サポートスタッフ選任の理由

サポートスタッフという役割を配置する理由は、効率よく監理業務を行い、受入れ企業様に必要なサポートをお届けすることにあります

エヌ・ビー・シー協同組合にいただく問い合わせの中に、「いまの監理団体は書類対応が遅い」「巡回には来るけど、特に何もしてくれない」といったものがあります。原因は、その監理団体の担当者が業務過多となってしまい、充分に対応できないことが考えられます。
エヌ・ビー・シー協同組合では、そうしたことが起こらないように業務を切り分け、十分に受入れ企業様をサポートできる体制を整えています
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02-02 サポートスタッフに求める要件

サポートスタッフには、日本人だけでなく技能実習生の母国出身のスタッフもいますが、巡回時に受入れ企業様としっかりコミュニケーションをとれるように、高い日本語力を必須の要件としています。そのため、エヌー・ビー・シー協同組合の外国人スタッフはJLPT N2レベル以上の日本語力があります。しかし、それ以上にサポートスタッフに求めている要件は「日本文化への理解」です

技能実習生を受け入れる際の企業様の不安には、コミュニケーションの問題だけでなく「技能実習生は日本の当たり前を理解できるのか」といったものがあります。
エヌ・ビー・シー協同組合のサポートスタッフは、日本の大学や語学学校を卒業し日本で長く生活しているため、日本の文化や慣習、言葉遣いだけでなく、マナーまで理解しています。また、技能実習生を指導する際も、「外国人である自分が日本文化を理解したプロセス」を経験しており、技能実習生のつまずきのポイントも周知しているため、技能実習生にとっての「手本となる良い先輩」「指導を受けるべき良い先生」となりうるのです

また、エヌー・ビー・シー協同組合のサポートスタッフは全員、技能実習に関する法令を理解しています。「監理責任者」として必要な講習を受けて、責任者として対応するスタッフもいます。 日本人サポートスタッフはもちろん、外国人サポートスタッフも日々変化する法律にも対応し、技能実習法の知識だけでなく、労働基準法から入管法の知識まで網羅しておりますので、受入れ企業様から「安心して任せられる」とのお声をよくいただきます。

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02-03 サポートスタッフの国籍

現在、エヌー・ビー・シー協同組合のサポートスタッフは、日本人スタッフと外国人スタッフなど多国籍なスタッフでチームを組んで活動しています。 国籍混合のチーム制の狙いは、ズバリ「技能実習生の日本語能力向上」です

受入れ企業様への巡回訪問の際、技能実習生と同じ国籍のサポートスタッフだけが訪問した場合は、当然母国語でのやり取りがメインになりますので、あえて日本語を使うということがありませんでした。
しかし日本人スタッフや別の国籍のサポートスタッフが訪問した場合は、日本語でやりとりをすることになります。技能実習生と日本語でやりとりをすることで、技能実習生の現在の日本語レベルがどれくらいなのかを把握することができるようになりました。それを踏まえて技能実習生に日本語学習を促すこともできますので、日本語能力向上の「良いきっかけ」となっています。
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もちろん、どうしても母国語で対応しなければならない場面も出てきますので、そのときは「支援部門」がリモートで通訳を行い、しっかり対応しています

03 エヌ・ビー・シー協同組合のサポートスタッフの業務

サポートスタッフの業務を大きく分けると以下の3つになります。

順にご紹介していきます。
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03-01 技能実習生の配属・帰国対応

技能実習生は日本に入国すると、ほとんどの場合入国後講習を行なう研修センターに入寮しますが、空港での出迎え・研修センターへの送迎はサポートスタッフの大切な役割です。また、約一ヶ月間の入国後講習が終わると受入れ企業様への配属となりますが、この時の送迎もサポートスタッフが行います。

技能実習生の配属時にサポートスタッフが行う主な業務には

  • ・住民票の取得、給与の振り込み口座の開設等、技能実習生の日本での生活基盤の整備
  • ・配属先となる受入れ企業様に到着後、仕事内容・勤務時間・施設の案内、寮での注意事項など様々な説明
  • ・これから技能実習生が生活する寮周辺の説明、よく行く場所(スーパーなど)への経路確認

があります。

技能実習生にとって、右も左もわからない状態で外国での生活をはじめるのと、サポートスタッフにしっかり対応されて日本での生活をスタートさせるのとでは、配属先へ順応するスピードが大きく違ってきますので、配属時は特に入念に案内をしています。

技能実習生の帰国の際も、入国時と同様にサポートスタッフが対応します。受入れ企業様とお別れの挨拶を交わした後、空港まで送迎します。

03-02 受入れ企業様への巡回訪問

サポートスタッフは、技能実習生が配属一年目は毎月一回、それ以降は3ヵ月に一回、受入れ企業様を訪問します。 訪問した際は受入れ企業のご担当者や技能実習生と話しをし、技能実習を良好に行えるよう様々な確認を行います。

訪問の際、主に行うのは以下の2点です。

  • ①実習日誌・その他書類の確認
  • ②技能実習生や実習指導員、生活指導員等への実習状況や寮での私生活等に関するヒアリング

①では、技能実習を行う上での必要な書類に関して、記入漏れがないか、記載に不備がないか等の確認を行います。
実習日誌をはじめとする様々な書類の確認をしっかりと行うことで、技能実習が正しく行われているのか、改善すべき点はないか等の確認もでき、さらには技能実習機構による監査への準備にもなります。

②では技能実習生と受入れ企業のご担当者から、実習の様子や寮での生活について等様々なお話をうかがい、問題がないか、心配事はないかなどの確認をします。今後の希望や現状の不満などがあれば、必要な指導を行なったり解決策を探ったりします。

受入れ企業様を訪問した際にしっかりヒアリングを行うことで、あらぬトラブルを未然に防ぐことができ、また受入れ企業様にとっての最適な技能実習のあり方の提案も可能となります。
⇒日頃のヒアリングがあれば対応可能【技能実習トラブル対応集】(無料ダウンロード)

03-03 事務的業務

申請書類の作成や申請業務も監理団体の重要な業務ですが、エヌ・ビー・シー協同組合のサポートスタッフは申請業務に携わることはありません。申請を専門に行う部門を別で配置することで、書類の不備や遅延を無くしています

エヌ・ビー・シー協同組合のサポートスタッフの主な事務的業務は以下の2つです。

  • ①技能実習生の給与明細の確認
  • ②技能検定対策Webサイトの作成

①では、技能実習生に支払われる給料が間違っていないか、毎月の給与明細の確認をしています。
これは受入れ企業様と技能実習生を守るための確認作業で、意図的でないミスによる受入れ停止処分などを避けるために行っています。また、技能実習生が自ら給与を計算できるよう、給与明細の確認の仕方なども指導しています。
⇒よりよい技能実習のための賃金設定ガイド(無料ダウンロード資料)

②は、エヌ・ビー・シー協同組合独自の取り組みで、技能実習受入れ可能職種全てのオリジナル技能検定対策Webサイトを作成しています。各国の言語に対応しており、技能実習生が勉強に取り組んだ時間も計測できますので、勉強時間が少ない子に対しては勉強を促すなど、技能実習生一人ひとりに勉強への意識付けが可能なものとなっています。
検定試験合格に向けて、無くてはならないツールです
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04 まとめ

いかがでしたでしょうか。監理団体のサポート内容を、エヌ・ビー・シー協同組合のサポートスタッフの業務にクローズアップして紹介しました。

エヌー・ビー・シー協同組合はサポートスタッフの育成に力を入れており、初めて技能実習生を受け入れる企業様でもご安心いただける体制を整えています。

技能実習生との日々のやりとりは受入れ企業様が主体となっていただく必要がありますが、何かあったときに相談できるサポートスタッフの存在は、技能実習を健全に運用する上で無くてはならない存在だと私たちは考えています
サポートスタッフと連携し、御社での技能実習を成功させましょう。
⇒エヌ・ビー・シー協同組合のサポート内容がわかる資料(※フォーム入力の必要はありません)

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